全社適用型タスク&タイムマネジメント(CTTM)

REDMINE参照ユースケース

CTTMとは

CTTMはCorporate Task&Time Managementを略したものであり、VisiWorkが提唱するテレワーク時代の生産性向上を目指した、組織横断的活用のためのREDMINE参照ユースケースです。

これまで、VisiWorkの活動を通じて、多くの人々にオープンソースソフトウェアのプロジェクト管理ソフトウェアであるREDMINEを推奨してきました。その際の反応として多いのが、「もうやっていますよ」という返事です。ただ、そうしたユースケースの多くは、小さなグループで、いくつかの限定されたプロジェクトの管理に適用しているユースケースです。

しかしながら、私たちが感じてきたのは、そうした比較的限定された適用範囲を拡大し、部門を超えて全社的に適用した場合の大きな可能性でした。その可能性をユースケースの形でまとめたのがCTTM(全社適用型タスク&タイムマネジメント)です。

REDMINEはプロジェクト管理ツールとして理解されています。当サイトのVisiWorkとはに書いていますが、プロジェクトというと、何か特別な社運を賭けたプロジェクトがあり、失敗が許されないから特別なシステムを用意して、プロジェクト管理を運用しているという姿が多かったのではないでしょうか。

しかし、1年間の経験と顧客からのフィードバックを得る中で、部門間での業務連携の強化などを目的として全社に適用すること意味を感じています。プロジェクト・マネジメント・システムは必要ですが、一つ一つのプロジェクトをマネジメントするための機能性は、このCTTMがプラットフォームとして提供することになるという考え方です。

柔軟性が強みである反面、少しあいまいだったREDMINEの適用範囲や導入効果を説明するために、明確にタスク&タイムマネジメントとしてのユースケースを与えるものがCTTMです。

CTTMユースケースが狙う3つの効果

タスク情報で業務連携を加速

REDMINEを導入することで、多くの業務、作業は、タスクとして、表現されることになります。タスクの対象単位は、チケットと呼ばれます。いったんタスクとして表現された業務、作業は、他部門や、遠隔地にいる同僚、上司、部下、またREDMINEによってオンライン接続されている遠隔地のメンバーによっても、リアルタイムに共有されることになります。
最小単位であるチケットには、REDMINEの標準的なタスク情報に加えて、導入する組織に固有の情報(属性)を加えることができますから、導入企業の業界固有の情報を表現することもできます。
標準的なチケット情報には、以下のようなものがあります:

  1. 予定開始日
  2. 予定終了日
  3. 実開始日
  4. 実終了日
  5. 進捗率
  6. 担当者
  7. 実績作業時間
  8. 説明
  9. 更新の履歴

これらのチケットは、階層を構成できますので、よりマクロなタスクをくみ上げることができます。
また、チケットには、それらの前後関係を与えることができますから、各担当者は、関係者が近くにいなくても、つまり、テレワークのような環境にあっても、自分のタスクの前提となるタスクの担当者が誰であり、またそれがどのような進捗状態であるかを把握することができます。

グローバル環境のテレワークを推進

CTTMはテレワークを促進します。タスクが持つ情報によって、作業者、担当者、あるいは経営者を支援することができます。ここでは、グローバル環境でテレワークを推進する情報基盤としてのCTTMについて書いてみます。


まず、REDMINEは、クラウド型のサービスとして利用することができます。また、Lychee Redmineクラウドのような、すでにセットアップされたサービスを使う場合、それを自社に適用するのはとても簡単で、1日から数日のリードタイムで利用準備がととのいます。もちろん、そのサービスを業務として使いこなすための準備は別途必要ですが、そのためには、VisiWorkサービスのような導入支援サービスを活用することができます。REDMINEには、作業の連携をより加速するために、プッシュ型のメール通知機能があり、それを使えば、タスクに生じた変化をそのタスクに関係するユーザーが直ちに知ることができます。 また、最近普及してきたSlackのようなチャットツールと連携させることもできます。Slackを使えば、完了していないチケットの状況をリアルタイムで同僚に問い合わせることや、作業の完了直後に後工程の担当者に作業完了を通知することで、特急品の納期を短縮するといったことが可能です。


上記のような特徴や機能により、REDMINEを使用すれば、テレワーク環境であっても、オンライン会議に多くの時間を取られること、また、対面コミュニケーションにストレスを感じるといった場面を極力回避しながら、テレワークを推進することができるのです。また、REDMINEはWEBベースのシステムですので、在宅勤務のユーザーであっても、特別のアプリケーションのインストールは必要がありません。このことはテレワーク環境として最近注目されている分散型シェアオフィスの利用においても同様です。シェアオフィスにはいくつかの利用形態がありますが、固定IPアドレスと自社ルーターの設置が可能であれば、REDMINEからIPアドレス認証を行うことでセキュアなシステム運用を実現することができます。
さらに、グローバル環境でテレワークを行う際にもREDMINEは大きなアドバンテージがあります。それは、利用する画面のほとんどが、あらかじめ日本語を含む40以上の言語に対応していて、さらにその言語をユーザーごとに設定することが可能ということです。したがって、国際的な業務やプロジェクトで、言語の異なるメンバーが参加する場合であっても、問題なく利用することができます。

データ活用で生産性向上を支援

CTTMでは、様々な生産性向上の手がかりを得ることが可能になります。タスクによって定義されるような個別業務の生産性改善のために、まずは実績作業時間を収集することが必要になります。REDMINEの有償版であるLychee Redmineを使用すれば、下図のような、マイクロソフト社のOutlookに近いユーザーインターフェースで実績時間を簡単に入力することができます。この実績時間は、チケットに対応する実績時間として入力しますが、チケットに対応しない実績時間として入力することもできます。

以上のようにして入力した実績時間はチケットに与えられている情報と組み合わせて、以下のような、さまざま情報加工や分析手段に利用することができます。

  1. タスク生産性の改善
  2. 契約工数管理
  3. 全社的部門別工数把握
  4. BIツール連携
  5. タスク&タイム・ビッグデータ

ユースケースを実現する3つの手段

以下では、CTTMを実現する3つの手段について説明します。

REDMINE / Lychee Redmine

手段の一つ目は、何と言ってもREDMINEです。また、その有償版としてのLychee Redmineは、標準版だけでは手に入らない、便利で使いやすい機能性を提供してくれます。たとえば、前述のタイムマネジメントもその一つです。さらに、非常に操作性の優れたガントチャートや、豊かな情報モデルを実現するカスタムフィールドといった機能もあります。
また、これも前述したLychee Redmineクラウドサービスは、これも実績ある安定したクラウドサービスです。

VisiWork / Task Builder

Task BuilderはVisiWorkサービスが独自に開発した、タスク構築のためのツールです。
下図は、このTask Builderの概念を示したものです。Task Builderは文字通りタスクを構築(Build)するものです。CTTMにおいては、REDMINEに投入されたタスク、つまりチケットが主役です。しかし、そのタスクはどのように投入すればよいのでしょう。そのプロセスは、後述するように段階に行うことがベストです。その段階的なチケットの投入を行うツールがTask Builderなのです。
組織では、様々な情報システムが存在するほか、担当者がエクセルなどのツールに個別に所有されている情報も重要な役割を果たしています。しかし、この個別のエクセル内の情報は、担当者やその担当者が属する部門でしか役に立たないことがほとんどです。これを、REDMINEに移行して、組織全体で役立つ情報に変換しなければなりません。 これは一足飛びにできることではなく、試行錯誤を伴いながら、段階的に進めるしかないプロセスであることがVisiWorkサービスの経験上、わかっています。この試行錯誤的かつ段階的な、タスクの投入を可能にするのがTask Builderです。Task Builderは、REDMINEのAPI(アプリケーション・プログラム・インターフェース)技術を駆使して、ユーザーのエクセルからREDMINEに向けたチケット、及び、そのチケット間の前後関係の投入と、逆に、REDMINEからチケットを検索してエクセルにダウンロードすること、これらの双方向の動きをサポートすることで、試行錯誤的かつ段階的なタスクの構築を可能にするのです。

導入プロセス

VisiWorkではCTTMを導入するために4軸アプローチを採用します。4軸とは、

  1. 案件
  2. 事業
  3. 部門
  4. 手法

です。CTTMは、これまで説明してきたように、REDMINEを全社に適用しようとします。しかし、すでに既存の業務やシステムが稼働している組織において、柔軟なREDMINEといえども全社的に導入することは必ずしも容易ではありません。そのため、着眼大局・着手小局のアプローチをとります。
まず、組織に存在する多数のプロジェクト、つまり案件を一度にCTTMの対象にすることは得策とは言えません。80:20の法則という言葉もあるように、2割の案件が8割の負荷を組織に与えているかもしれません。ですから、まずは、対象案件を絞って、CTTMの対象とすればよいのです。
次に、事業軸です。事業とは、業界あるいは顧客層に対応していると言えるでしょう。業界あるいは顧客層が変わると案件の管理方法が変わります。例えば、請負型の業務がふさわしい業界と、よりサービス的な仕事のやり方がふさわしい業界などがあり、それ毎に、おそらくプロジェクト管理の手法も変わってくるでしょう。ですから、事業の特定に応じた適用を進めるのが得策です。
また、部門ですが、全社と言っても、例えば、製造業であれば、営業、設計、製造、サービスなどの部門があり、どの部門に適用するか、どの順番で適用するかで、REDMINEの機能の使い方も変わってきます。必要とされる順番で、システム操作などの研修内容を検討していく必要があります。
最後の、手法ですが、まさにこれまで述べた通り、CTTMの案件や、事業軸、また部門軸を絞っていくことで、適用すべきマネジメント手法が変わってきます。これも導入計画において検討すべきことです。
以上の4軸アプローチを3次元+1次元で表現したのが下図です。

まとめ

ここでは、私たちが提唱するREDMINEのCTTMユースケースについてご説明しました。この小記事では、日ごろ我々が感じているCTTMの大きな可能性を書き表すことができません。また、ここでご紹介した通り、CTTMの導入を効率的に行うことができるよう、ツールや導入支援プロセスの開発を続けています。
CTTMに関するご質問やご意見を、ぜひ、以下のお問い合わせページまでお寄せください。CTTMとそのアプローチをご説明するための個別説明会などは随時開催しております。

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