VisiWorkとは?

VisiWorkとは?

VisiWorkとは、ITツールを使って組織内のコミュニケーションを改善し、さらにタスク・プロジェクト管理の手法を導入することで生産性向上を目指す、株式会社シナジー研究所が提供するシステム導入運用支援サービスの名称です。(VisiWork®は、株式会社シナジー研究所の登録商標です)

どうしてサービスを始めようと思ったのでしょうか

日本は、生産性の低い国になったと言われていますが、かつて製造業が活力を持っていた時代には、そんなことはありませんでした。この生産性の低下の原因は、仕事あるいは業務の姿が見えづらくなってきたことに原因があると考えています。
見えづらいもの、あるいは見えないものを理解するのは容易ではありません。そのため、人は仕事や業務を表現する言葉と改善の方法を失い、コミュニケーションの効率を下げてきたと考えられます。

製造業では、生産ラインという目に見えるものがあり、その改善を怠らなければ生産性は改善します。建設業のような、現場が目に見える産業でも同様でしょう。しかし、日本はいまサービス業(第3次産業)の比率が7割程度(内閣府資料などによる。関連記事はこちら)であり現場は見えづらくなっています。製造業と言っても、設計業務やエンジニアリング業務、また、ソフトウェア開発のような仕事では、現場で見えるのは、CADシステムの前に座っている人やプログラミングをする人の姿だけで、仕事や業務は全く見えてきません。これではいったいどこを改善の糸口にすればよいのでしょうか。

しかし、ITツールの普及のおかげで、仕事は物理的に見えなくても、論理的には見えるようになってきました。そして、論理的な視野を得ることにより、難しかったコミュニケーションが改善されていきます。クラウド技術などの発達により、ITの利用コストはどんどん下がっています。いまなら、リーズナブルな価格で、サービスを提供できるようになりました。

具体的なアプローチを教えてください

まずは、タスク・プロジェクト管理ツールを導入します。現在、VisiWorkで標準としているツールは、オープンソースソフトウェアであるREDMINEです。REDMINEは、オープンソースソフトウェアであるために、誰でも利用することができて、かつ、使用料もリーズナブル、ケースによっては無料です。プロジェクト管理ツールが導入されることで、プロジェクト管理のさまざまな手法が組織で利用できるようになります。

たとえば、ガントチャート(工程表、線表)によって、スケジュールを管理することができるようになります。ガントチャートは、昔からある手法ですが、プロジェクトのすべての活動を線表の形で表し、マイルストン(仕事の節目)や納期との関係を明らかにします。
ガントチャート上の仕事の単位に対して、担当者の予定工数(時間や日数など)を入力し、担当者ごとの負荷状況を把握し、それが平準化されるようにスケジュール変更することもできます。これは山積み・山崩しと呼ばれる手法です。また、それらの仕事に対して、親子関係や前後関係といった、相互の関係も設定することができるため、プロジェクト全体の見通しが良くなります。

REDMINEでは、担当者ごとに稼働時間の実績を把握することも可能です。これは、予定された仕事に対する実績として把握することができますが、予定された仕事がなかったとしても、単なる稼働時間実績として把握できます。そのため、予定外の仕事が多いなどの実態を把握することもできます。これは、コロナ禍によりテレワークが注目される中で必要とされているタイムマネジメント機能といって良いでしょう。

プロジェクト管理には向かない仕事もあるのでは?

その懸念に対する回答は、まさにVisiWorkという提案のポイントです。プロジェクト管理は、これまで大企業や大規模プロジェクトが使う手法ととらえられてきました。それには二つの理由があります:

まずは、ツールが高価であまり便利なものではなかったこと。そのため、予算がふんだんにあり、PMO(Project Management Office:プロジェクト支援組織)のような支援スタッフが充実している組織が利用するものと考えられてきたのです。もう一つの理由は、プロジェクトのとらえ方です。プロジェクトという考え方は、その始まりが軍事や宇宙産業における利用であったために、例えば、月旅行の成功といった「最終」目標を達成するための管理手法というとらえ方をされてきました。

それに対して、近年、アジャイル開発、反復型開発、コンカレント・エンジニアリングなど、必ずしも最終目標を強く意識しない開発手法や経営手法も注目を集めています。しかし、組織である以上、短期的、中期的な目標は必ず存在するはずです。むしろ、目標を意識しないという流儀が必要以上に蔓延し、生産性を落としている可能性もあります。

また、従来は、複数あるプロジェクトの中から、規模あるいは契約金額の大きな特定のプロジェクトだけを選択し管理対象とすることが多かったと言えますが、VisiWorkでは、規模と無関係に、定型業務、非定常業務を含め、組織や企業のすべての仕事を適用対象とすることを想定しています。

つまり、VisiWorkは、最終目標を強く意識するプロジェクト管理に代わり、短期的、中期的な目標達成やリソースの安定的な稼働を目標として、プロジェクト管理の枠組みを組織全体によりライトに活用する「ふだん使いのプロジェクト管理」を提案しているのです。

サービスメニューと価格を教えてください

サービスメニューは以下で説明しています。

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