はじめに
新型コロナウイルスの感染問題により在宅勤務が当たり前の勤務形態として考えられるようになってきました。在宅勤務のことをリモートワークと呼ぶことがありますが、テレワークという言葉が使われることもあります。テレワークは在宅勤務に限らずより柔軟な勤務形態を強調する場合に使われます。テレワークは国の方針であり、総務省ホームページには、「テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です」と書かれています。以下では、テレワークにおけるタスク管理、プロジェクト管理の必要性について説明します。
テレワークには、
- 通勤がいらない（時間が節約される、疲労が少ない）
- コスト（交通費、家賃、その他事務所固定費など）を削減できる
など分かりやすいメリットがありますが、それが本当に生産性や効率性に寄与するためには、いくつか条件があります。よく指摘されるのが良好なコミュニケーションです。それなしには業務が効率的に進行するかわからないし、孤独や一体感の欠如といった精神的なストレスを発生させることがあるからです。
定番のコミュニケーション・ツール
良好なコミュニケーションを促進するツールとして、オンライン会議ツールのZOOM、またチャットツールのSlackなどがいつも話題に上がります。これらは確かに便利なツールですが、オンライン会議のようなフェースツゥーフェースのコミュニケーションは常に必要なものでしょうか。また、チャットのようなテキスト交換をリアルタイムに求められることが本当の効率性につながるでしょうか。
テレワークを含む組織の業務において、頻繁な会話が不可欠であれば、確かにオンライン会議やチャットに大きく依存することになるでしょう。しかし、世の中の多くの業務はそうではなく、関係者で共通の目標を確認した後は、それぞれ個別の業務に没頭できることが望ましいと言えます。頻繁にオンライン会議への参加を求められることは生産的であるとは言えませんし、チャットはオンライン会議より負担が軽いとは言え、チャット自体も少なくて済むならそれに越したことはないはずです。
タスク管理、プロジェクト管理の必要性
つまり、コミュニケーションとは増えれば良いのではなく、不要なコミュニケーション減らすことも大切なのです。そして、そのためのツールがタスク管理であり、プロジェクト管理です。これらをこのVisiWorkサイトではまとめてタスク・プロジェクト管理と呼んでいます。
たとえば、タスク・プロジェクト管理ツールを使えば、タスク（仕事）についてのリーダーの具体的説明をタスク情報として一度書き込んでおけば、メンバーはそれをいつでもオンラインでリアルタイムに確認することができます。そのタスクをいつ行えばよいか、そのために終了しているべきタスクはどれでそれを誰が担当し、いつ終了するのか。逆に、自分が担当するタスクの遅れが誰に影響するのか。オンライン会議やチャットに頼らなくてもいつでも簡単に確認することができます。必要ならば、ガントチャートのようなグラフィックな形で確認することができます。また、個別タスクのために要した時間を記録して、上司が確認できるようにすることも簡単ですし、このように記録された時間は組織として業務を改善することや見積もりの精度を向上させるために再利用することができるのです。
ネット上の声
テレワークツールについて、オフィス用のデスクやチェアでおなじみのハーマンミラー社のサイトで面白い記事、「リモートチームをマネジメントするための5つの重要なヒント」を見つけました。その記事の一部を以下に転載します：
2.同期しない
リモートチームの多くは、ミーティングを容易に行うために、Zoom、Skype、Go To Meeting、 WebExなどのウェブツールにすぐに頼ろうとします。これらのソリューションは役立ちますが、全員が同時に交流する必要があります。これは、チームのペースを落とし、内向的な人にとっては難題となり、時差のある地域にいるチームメンバーのプライベートな時間の邪魔をする可能性があります。
是非、読んでみてください。
また、有料コンテンツではありますが、キーマンズネットの「テレワークの利用ツール状況（2020年）／前編」も面白いです。この記事によれば、テレワークで使いにくかった／使われなかったツールとして、一位から順番に、
- 業務端末の稼働監視ツール
- クラウド型のプロジェクト管理ツール
- 仮想デスクトップ
- WEB会議ツール
- リモートデスクトップ
などなどと続き、プロジェクト管理ツールは2番目に入っていました。ところがこの順位にはオチがあり、その部分を転載すると：
プロジェクト管理ツールは「メールやチャット、SNSに情報共有ツール、各システムなど多方面で通知や確認すべきところが多過ぎてプロジェクト管理ツールの確認や更新に時間を掛けていられない」「プロジェクト管理ツールを導入したが、書き込む内容が多く管理が煩雑になった（結局やめた）」など、リモート環境下で過剰となるコミュニケーションへのストレスもあらわとなった。ツールが多くなり過ぎた結果、せっかく導入したのに使わなくなるケースも見られた。
のだそうです。というわけで、見かけの華やかさや便利さに魅せられて、正しい優先順位を見失ってはいけないということではないでしょうか。実際の業務の生産性、効率性を考えた場合、タスク管理、プロジェクト管理は優先されるべきツールであると思います。
当サイト（VisiWorkサイト）について
以上、簡単にテレワークを含む組織的な業務においてはタスク・プロジェクト管理を採用すべき理由について解説しました。なにかわからないことがありましたら、気軽にVisiWorkサイト、お問い合わせページにお寄せください。コンサルとアドバイザーが時間の許す限り回答させていただきます。
また、VisiWorkサイトでは、これからもタスク・プロジェクト管理、またその実績例などについて様々な情報を提供してきますので、是非、これからもご訪問ください。
