サービスの時代だからこそ、仕事を可視化する
日本は、生産性の低い国になったと言われ始めて久しいですが、かつて製造業が活力を持っていた時代には、そんなことはありませんでした。この生産性の低下の原因は、仕事あるいは業務の姿が見えづらくなってきたことに原因があると私たちは考えています。
見えづらいもの、あるいは見えないものを理解するのは容易ではありません。仕事や業務が見えないことでそれらを表現する言葉と改善の方法を失い、結果として、生産性が下がってきたのではないでしょうか。
製造業では、生産ラインという目に見えるものがあり、その改善を怠らなければ生産性は改善します。建設業のような、現場が目に見える産業でも同様でしょう。しかし、日本はいまサービス業（第3次産業）の比率が7割程度（内閣府資料などによる。関連記事はこちら）であり現場は見えづらくなっています。製造業と言っても、設計業務やエンジニアリング業務、また、ソフトウェア開発のような仕事においては、現場で見えるのは、CADシステムの前に座っている人やプログラミングをする人の姿だけであり、仕事や業務自体は全く見えてきません。これではいったいどうやって改善の糸口を捕まえればよいのでしょうか。
しかし、オープンソース・ソフトウェアREDMINEのようなITツールや、そのクラウドサービスの普及のおかげで、仕事は物理的に見えなくても、論理的には見えるようになってきました。そして、論理的な視野を得ることにより、難しかったコミュニケーションが容易になり、改善への糸口が見つかっていきます。
たとえば、REDMINEのチケット（タスク）は、業務を具体的に明確に指し示す言葉になります。また、所要工数や完了予定日と言った情報もチケット上で明らかにされます。そのため、そのチケットに係る業務を事前に評価したり、事後に具体的に見直したり、改善することができるようになるのです。
クラウド技術の発達により、ITの利用コストはどんどん下がっています。いまなら、業務の可視化につながるサービスを、リーズナブルな価格で利用できるのです。
具体的なアプローチ
まずは、タスク・プロジェクト管理ツールREDMINEを導入します。REDMINEは、オープンソース・ソフトウェアであるために、誰でも利用することができて、かつ、使用料もリーズナブル。ケースによっては無料です。タスク・プロジェクト管理ツールが導入されることで、タスク・プロジェクト管理のさまざまな手法を組織の誰もが利用できるようになります。
たとえば、ガントチャート（工程表、線表）によって、スケジュールを管理することができます。ガントチャートは、昔からある手法であり、プロジェクトのすべての活動を線表の形で表し、マイルストン（仕事の節目）や納期との関係を明らかにします。
ガントチャート上の仕事の単位に対して、担当者の予定工数（時間や日数など）を入力し、担当者ごとの負荷状況を把握し、それが平準化されるようにスケジュールを変更することもできます。これは山積み・山崩しと呼ばれる手法です。また、それらの仕事に対して、親子関係や前後関係といった、相互の関係も設定することができるため、プロジェクト全体の見通しが良くなります。
REDMINEでは、担当者ごとに稼働時間の実績を把握することも可能です。これは、予定された仕事に対する実績として把握することができますが、予定された仕事に対応するチケットが未作成であったとしても、単なる稼働時間実績として把握することもできます。そのため、チケットが無くても、「予定外の仕事が多い」、「客先からのクレーム対応が多い」などの実態を把握することができます。これは、コロナ禍の影響により、テレワーク、ハイブリッド・ワークが注目される中で、必要とされているタイムマネジメント機能であると言えます。REDMINEの使い方、メリット、注意点などに関する様々な記事が、こちらにＵＰされています。ぜひ、参考にしてみてください。
「プロジェクト管理には向かない仕事もあるのでは」、という疑問に対して
その疑問に対する回答は、まさにVisiWorkという提案の核心です。プロジェクト管理は、これまで大企業や大規模プロジェクトが使う手法ととらえられてきました。それには二つの理由があります：
まずは、ツールが高価であまり便利なものではなかったこと。そのため、予算がふんだんにあり、PMO（Project Management Office：プロジェクト支援組織）のような支援スタッフが充実している組織が利用するものと考えられてきたのです。
もう一つの理由は、プロジェクトのとらえ方です。プロジェクトという考え方は、その始まりが軍事や宇宙産業における利用であったために、例えば、月旅行の成功といった「最終」目標を達成するための管理手法というとらえ方をされてきました。
それに対して、近年、アジャイル開発、反復型開発、コンカレント・エンジニアリングなど、必ずしも最終目標を強く意識しない開発手法や経営手法も注目を集めています。しかし、組織である以上、短期的、中期的な目標は必ず存在するはずです。むしろ、目標を意識しないという流儀が必要以上に蔓延し、生産性を落としている可能性もあります。
また、従来は、複数あるプロジェクトの中から、規模あるいは契約金額の大きな特定のプロジェクトだけを選択し管理対象とすることが多かったと言えますが、VisiWorkでは、規模と無関係に、定型業務、非定常業務を含め、組織や企業のすべての仕事を適用対象とすることを想定しています。
つまり、VisiWorkは、最終目標を強く意識するプロジェクト管理に代わり、短期的、中期的な目標達成やリソースの安定的な稼働を目標として、プロジェクト管理の枠組みを組織全体によりライトに活用する「ふだん使いのプロジェクト管理」を提案しているのです。このような幅広く、ライトに適用するプロジェクト管理という考え方は、最近、発表されたPMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系）第7版の考え方とも一致しているものです。PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系）第7版については、当サイトに関連記事がありますので、ご一読ください。
サービスメニューと価格を教えてください
REDMINEは、柔軟なツールであるために、導入計画の初期から実際に稼働させて使ってみることを推奨していますが、ある程度の組織的広がりを前提とした導入の際には、拙速な導入を避けて、ある程度の準備期間を設ける方が賢明な場合もあります。
VisiWorkサービスでは、REDMINE導入のために、アドバイス型、プロトタイプ提供型という二つの導入支援スタイルを用意しています。また、それらの導入支援の中で検討するべき、「８つのテーマ領域」を定義しています。それらの、準備領域に対する検討期間を定めることで、導入計画が決まっていきます。
サービスには、導入支援だけではなく、REDMINEと他システムとの連携を実現・実装するための、システム連携・マッシュアップ開発サービスも用意されています。
