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【事例】 WEBサイト運営とREDMINE

記事ID:2541
分野:WEBサイト構築、デジタルマーケティング
専門性:中

この記事を読むのに必要な時間は約 10 分です。

はじめに

この記事では、WEBサイト運営業務にREDMINEを適用した事例を紹介します。ここで取り上げるWEBサイトは読者がいまご覧になっているVisiWork(ビジワーク)サイトです。

このサイトは、今年(2020年)9月に骨組みが完成し、その後、10月には基本的なコンテンツの充実を図り、11月にはブログ記事を追加、さらにGoogle広告を使ってユーザーを誘導するといういわゆるデジタルマーケティングの基本的な仕組みも導入しました。

この記事では、当サイトの運営業務が、システム管理と記事コンテンツ作成という二種類の活動に分かれて行われていること、そしてそれぞれの活動に対して別個のREDMINEシステムが利用されていることを解説します。

WEBサイト運営業務

まず簡単に当サイトの運営体制について説明します。関わっているのは4名で、コンサルタント、アドバイザー、管理部門マネージャー、そしてWEBサイトの制作をお願いしている社外パートナー企業の担当者さん(以後、パートナーさんと呼びます)です。

上述の二つの活動とこの4名、および二つのREDMINEとの関係を図示すると以下のようになります。なお、図の下部に3つ目の活動として社内管理業務があります。これは、記事「【事例】 社内管理業務にREDMINEを使う」で説明した業務です。社外パートナーさんとの契約や請求支払いで関係するのでここに示しています。また、上記二つの活動にはそれぞれ週1回の会議体があり、それぞれシステム会議とコンテンツ会議を呼んでいます。

活動1:WEBサイト・システム管理

活動1のWEBサイト・システム管理では、前述の4名が毎週月曜日に打ち合わせを持ち、現在のWEBサイト・システムの状況を共有します。共有する内容は、現在のサイトへのアクセス数や、Google広告の評価、今後のサイトの改善・拡張計画、そして後述する記事コンテンツ作成の予定などです。

この活動で予定される主要なタスクは、Easy RedmineというREDMINEの有償プラグインシステムに入力されます。入力には前述の4名が関わりますが、主に操作をするのはパートナーさんで、作業予定としてのタスクを入力する一方で、予定されたタスクに対して実際に作業した実績時間も入力します。この実績時間の明細はREDMINEから出力されますので、パートナーさんはそれを請求明細として請求書に添付し、運営会社のシナジー研究所に提出します。そのあたりの業務の流れは、前述の記事に掲載していますので、ご参照ください。

パートナーさんが添付する請求明細の例を下図に示します。

この請求明細を見れば、作業実績時間が、システム会議の席で合意されたどのタスクに対応するものであるかがわかります。パートナーさんの合計請求時間はこの明細上の合計と一致するルールになっていますので、請求内容に関する齟齬が生じることがあり得ない仕組みとなっています。

なお、チケットに紐づかない時間を作業実績時間として入力は可能です。その場合は、予定されたタスク以外が発生したということが明示的にわかりますから、PDCAサイクルでそのような状況を回避するアクションをとることもできるようになっています。

パートナーさんが作成するREDMINEチケットには開始日と期日(終了予定日)が入力されるので、ガントチャートを出力することもできますが、期日(終了予定日)を厳密な納期と解釈することはしていません。パートナーさんとの契約は準委任契約(ソフト業界で言うところのSES契約)ですので、納期を保証する請負契約ではないからです。仮に請負契約とするのであれば、発注側には納期や品質を約束していただけるような厳密な発注仕様を提示する義務があります。しかし、そのような時間をかける代わりに、サイトへのアクセス数やユーザーからの質問や要望に従って、柔軟にサイトの変更することの方が重要です。そのため、チケットの期日(終了予定日)はあくまでも参考情報という扱いにして、実際の納期を確認したり、リアルタイムで状況を確認したりするためにはチャットツールのSlackを活用しています。

さて、後述する記事コンテンツ作成の活動では、別途有償プラグインであるLychee Redmineも使用しています。わざわざ異なるプラグインを使用する理由ですが、一つは、VisiWorkサービスを推進するにあたり、いくつか異なるプラグインの経験をもつことが必要だろうと判断したことがあり、もう一つは、パートナーさんがモバイルでの利用を希望され、かつEasy Redmineがモバイル系での使い勝手や見栄えが良かったからです。スマートフォンなどモバイル端末から見た実績時間の明細画面を以下に示します。

活動2:記事コンテンツ作成

次に活動2の記事コンテンツ作成について説明します。こちらはひたすら記事コンテンツを作成し充実させていく活動です。VisiWorkのWEBサイトでは、CMS(コンテンツマネジメントシステム)としてWordPressを使用しています。CMSを使えば、記事コンテンツ(ブログ)のマネジメントがシステム化されますので、記事コンテンツを登録、修正、削除するために、パートナーさんの手を煩わせる必要はありません。したがって、記事コンテンツ作成は、コンサルタント(緑色の楕円)とアドバイザー(オレンジ色の楕円)の2名だけで進めて行くことができます。

記事コンテンツ作成の活動で大変なのは、記事を書くことそのものです。つまり、何を書くか、どう書くかについてこの2名が頭を悩ませ、必要なら同じ記事の執筆について役割分担し連携することが必要です。今月(2020年12月)の記事コンテンツ執筆予定の一部のガントチャートを下図に示します。

参考までに記事コンテンツ執筆チケットのためのワークフローも下図に示します。

このワークフローでは特に新規、構想中などステイタスを更新する際の権限を厳しく管理していません。その結果、コンサルタントもアドバイザーも、お互いの、あるいは自身のチケットのステイタスを自由に更新することができます。綿密にコミュニケーションの取れる関係においてはその方が便利ですし問題が生じることはありません。

なお、記事がCMSの管理下にある場合、つまりブログである場合は、上記の通り、コンサルタントとアドバイザーの2名だけで記事作成から公開までを行うことができるのですが、ブログではないいわゆる固定ページについては、システム会議の議題として、その後、パートナーさんに制作と公開作業を依頼する流れになっています。

REDMINE間の連携

これまで述べたように、このWEBサイト構築業務では、二つのREDMINE、Easy RedmineとLychee Redmineを使用しています。読者としては、この二つの連携が気になるところかもしれませんが、現時点では、上述のCMSの恩恵もあり、特にこの二つのシステム間での連携は図られていません。記事コンテンツ作成(ブログ)と、パートナーさんのタスク(固定ページ実装など)が独立しているからです。

一方で、Easy Redmine側とLychee Redmine側の社内管理業務プロジェクトは連携があっても良いかもしれません。しかしながら、現状では、パートナーさんから捺印付きの請求書(PDFファイル)を毎月提出いただいている以上、そこで必ず情報の分断が発生しますので、現時点で連携の必要性は高くありません。テレワーク、リモートワークの普及を阻害する要因としても話題になることの多い捺印付き書類の廃止や契約の電子化など、各種ツールやガイドラインの制定が待たれる部分だと思います。

まとめ

以上、簡単に、VisiWorkサイトの運営業務とREDMINEの活用状況について解説しました。

最後にお伝えしたいのは、REDMINEというタスク管理ツールによって、関係者全員のタスクがリモートワークで問題なく連携するようにできたということです。現時点で、コンサルタントとアドバイザーは同一オフィス内で作業していますが、それすら今後必要なくなろうとしています。

オンラインのシステム会議のあと、結論は議事録を作成する必要もなく、Easy REDMINEのサイト運営プロジェクト内でチケット化され作業が進みます。そして、パートナーさんのその稼働実績は請求処理まで連携しています。一方で、記事コンテンツ作成側でも、記事作成の進行状況の全体をどこにいても知ることができるため、担当者がスピードアップしたり、あるいは、余裕時間を他メンバーのサポートに回したりすることができます。 VisiWorkサイトでは、リモートワーク、テレワークの実現のために、オンライン会議とチャットツールにタスク管理を加えることで、真の生産性を実現できると随所で説明しています。この記事はそのわかりやすい例の一つになっていると思います。

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