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【質問】 REDMINEで顧客管理・案件管理はできますか?

記事ID:2549

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先日、あるソフトウェアパッケージベンダーさんにVisiWorkサービスのご紹介をしたところ、後日、経営者の方から「REDMINEで顧客管理や案件管理ができますか」というご質問をいただきました。

この記事では、この問いかけに対する私たちの回答と、その後のお客様との議論についてご紹介したいと思います。

当初の提案とお客様の課題

お客様はソフトウェアの開発を行っている会社ですから、私たちはまずソフトウェア開発管理ツールとしてREDMINEをご紹介しました。しかしながら、プロジェクト管理のツールは別のツールをすでに導入されており、経営者の方としては、REDMINEが顧客管理や案件管理で使えそう、という感触を持たれたようでした。

実現したいことは、顧客とのコンタクトの履歴や案件のステイタスを管理して、社内の情報共有と手続きの標準化を進めることでした。現在これらはエクセル表を中心に管理されていて、このままでは効率性の追求と情報共有、どちらの面でも限界があるからです。

私たちとしては、顧客管理や案件管理にREDMINEを使うというアイデアは、十分にあり得るという感触をもちました。なぜならREDMINEにはカスタム・フィールドという機能があるからです。カスタム・フィールドを使用すれば、顧客管理・案件管理の専用ツールほどとはいかなくても、低コストでそれらに近い機能性を実現することができるはずです。

2回目の提案

そこで、次の打ち合わせでは、カスタム・フィールドを利用した顧客管理・案件管理のアイデアをお客様にご説明しました。(下図参照)

REDMINEは専用の顧客管理・案件管理ツールではありませんから、まず顧客(例えばA社)をプロジェクトとして表現します。プロジェクトは階層化できますから、さらにA社のX工場、Y工場、Z工場などをサブプロジェクトにします。

さらに、X工場、Y工場、Z工場などからの引き合い案件をチケットとして表現します。チケットもまた階層化できるので、各案件におけるコンタクト履歴をさらにチケット化します。チケットにはトラッカー(仕事の種類)別のワークフローをもたせることができます。チケットには、題名、説明など、かなりの情報を持たせることができますが、それでは顧客管理・案件管理には不十分ですから、そこでカスタム・フィールドを使用するわけです。

上図では、製品名や受領資料がこれに当たります。これらは複数の値を持つデータ、つまり集合型のデータとして設定することもできます。

ここで、1点、考えなければならないことがあります。それは顧客や製品のマスター情報をどう管理するかということです。マスター管理とは、顧客や製品に固有の情報を一か所で管理し情報の一意性を確保するとともに、登録されていない、つまり有効ではないキーや番号が入らないようにするという管理です。

結論から言いますと、上図の実現案では顧客情報の詳細情報はもてません。ただし、顧客自体はプロジェクトとして設定しますから、容易に追加削除されない安定的な情報にはなっていると言えます。では、製品情報はどうでしょうか。こちらについては、カスタム・フィールドの値の有効値を管理する機能がありますので、そこで値の有効性を保証するという疑似マスター管理が可能です。しかしながら、顧客と同様に、製品固有の詳細情報はもてません。

この案で良いかどうか、お客様には検討をお願いしています。私たちの考え方としては、顧客管理・案件管理の専用ツールには機能的に及びませんが、REDMINEの経済性を考慮に入れれば、検討していただけるアイデアではないかと考えています。

疑似的な製品マスターを実現するためにREDMINEを設定する画面が下図です。

有効な製品名を設定する
チケット画面で、有効な製品名を選択する

また、「顧客管理・案件管理」の実現案の図で、「受領資料」はリンク型の設定としています。REDMINEではチケットに対して各種のドキュメントを添付することが可能ですが、私たちは、ドキュメントの保存のためにはGoogleドライブのようなクラウドサービスを利用することをお勧めしています。その場合、リンク型でGoogleドライブのURLを参照すれば、ワンクリックで情報にアクセスできますし、REDMINEユーザーでなくても、権限さえあれば、情報にアクセスできることも便利な場合があります。

さらなる課題

以上のご提案は、簡易的な顧客管理・案件管理の実現として、現在、お客様にご検討いただいていますが、その後の打ち合わせでいくつかさらに検討すべき課題が出てきました。お客様はソフトウェアパッケージベンダーさんですが、クラウド製品をもっておられるために、トライアルユースや個人アカウントの管理など、パッケージ売り(いわゆるオンプレミス)とはことなる細かな管理が必要とされる点です。

これらの要件を満たす緻密な管理となると、タスク管理・プロジェクト管理を本来の機能とするREDMINEには実現が難しい部分があるかもしれません。しかし、なんらかの外部機能を別途開発する、あるいは他のアプリケーションと連携することで低コストの顧客管理・案件管理が実現できるかもしれません。いくつかの可能性を引き続き、お客様と検討していくことになりそうです。

この記事では、REDMINEによる顧客管理・案件管理の実現可能性と制約を知っていただくために具体的な案件をご紹介しました。

当サイトでは引き続き、REDMINEとその応用について、理解を深めていただける記事を紹介していきます。何かご質問があれば、お寄せください。

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