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この質問は、ソフトウェア・パッケージ開発会社さんでVisiWorkサービスの説明を行ったときにいただきました。そちらの会社では、社内の開発でタスク管理を行っているのですが、その範囲を外注先まで拡大すべきかというご質問です。現在、さまざまなクラウドベースのタスク管理システムが利用可能であるため、その利用範囲を社外に広げることは技術的にはなんら難しいことではありません。ですから、技術やコストを気にしてのご質問でないことはすぐにわかります。そうすることがタスク管理、プロジェクト管理の在り方として望ましいかということです。以下では、その時に、私たちがどう考えて、どう答えたかについて書いてみたいと思います。
外注先とつなげるということ
外注先と社内をつなげるということは、一つのタスク管理システムを外注先と社内が共有して使うということです。各種の権限設定によって、ユーザーとユーザーがアクセスできる情報について制御することが可能ですが、基本的には、プロジェクトのタスク情報全体を両者が共有するということになります。
そうなると、外注先か社内かという境界を越えて業務全体が可視化されることになります。記事「【解説】 REDMINEとエクセルを使ったプロジェクト管理の違い」で、ある書籍を引用して説明しましたが、業務の可視化が成功すると「見えれば気づく、気づけば動く、動けば変化する」の状況が生まれます。そして、業務の改善、生産性の向上、組織の変革が促されるという効果が生み出されます。
そうした状況の中に、外注先と社内という契約上の国境線が存在するとどういうことになるでしょうか。まず考慮する必要があるのは、外注先との契約タイプです。
契約タイプとの関係
ソフトウェア開発に限りませんが、業務委託契約には、大きく二つの契約タイプ、請負契約と準委任契約があります。請負契約では、初めに発注仕様書があり、その仕様書通りに開発するという契約書があり、そのことを確認する検収があって、支払となります。この初めと終わりの間には一定の期間（数か月～数年）があり、その期間内ではある程度情報が隠蔽されるという特徴があります。隠蔽というと聞こえが悪いですが、いったん契約が成立したら一定期間は受注側で開発に集中してもらう必要がありますから、情報の透過性が高すぎることは請負契約において望ましくないと言えます。
準委任契約の場合は、成果物ではなく業務上の行為に対して報酬が支払われるので、双方の合意があれば、仕様や納期（作業が完了する日）を柔軟に調整することができます。その意味で、業務全体のタスク情報が共有されても問題ないかもしれません。しかし、ここは十分注意すべき点かと思います。タスク管理を共有するとタスク情報がリアルタイムで共有されます。それに対して、合意するという行為はリアルタイムではできません。そのギャップが問題を生み出す可能性があります。
たとえば、社内の動き（つまり開発工程の上流）として、外注先に依頼している仕様を変更しなくてはならない流れが発生したとします。その状況はタスクとして可視化され外注先に共有されるかもしれません。その時、外注先はそうした動きを察知した時点で、リアルタイムに客先に対して状況を確認しなければならないのでしょか。もし、動きを察知したにもかかわらず、状況をあえて確認しなかったとすると、それを合意とみなされることはないでしょうか。月例合同会議のような席で、両者が課題を議論して合意するルールだったとすると、最大1か月間にわたり、双方の関係者が何らかのストレスを受けることになり、相互に不信感を持つ可能性もあるのではないでしょうか。
信頼関係が大切
では、準委任という柔軟な契約を行っているにもかかわらず、タスクを共有せずに柔軟なかじ取りをあきらめることが望ましいのでしょうか。それは残念なことです。タスク情報を共有すれば、外注先と社内という国境線を超えて、前述の「見えれば気づく、気づけば動く、動けば変化する」の状況が生み出せるかもしれないからです。それは、アジャイル開発あるいはコンカレント・エンジニアリングの実効性を高めることにもつながりそうです。
では、そのための条件は何かというと、それは「外注先と社内が、ある程度長い取引関係にあり、十分な信頼関係がある」ということになると思います。そうであれば、タスク管理の共有は、大きな可能性を持っています。
もちろん、異なる組織がタスク管理を共有するのですから、役割分担に応じた、適切なアクセス管理、権限管理が必要なことは言うまでもありませんが。
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