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【解説】 REDMINEとエクセルを使ったプロジェクト管理の違い

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プロジェクト管理のためにエクセル(Excel)が使われていないというケースはめったにありません。それだけエクセルはプロジェクト管理ではポピュラーなツールです。プロジェクト管理システムが稼働していてその補助的なツールとしてエクセルが使われるケースもあれば、プロジェクト管理ツールとしてはエクセルだけ、というケースもあります。後者の方が圧倒的に多いというのが実態かもしれませんが、その問題はいろいろと指摘されています。

ここでは、そのエクセルだけに頼ったプロジェクト管理とREDMINEのような ツールを使った場合の違いについて書いてみたいと思います。

「エクセルによるプロジェクト管理」をググってみると

ちなみに、「エクセルによるプロジェクト管理」とグーグルで検索すると、1000万件以上の記事がヒットします。「パワーポイントによるプロジェクト管理」だと約170万件、「WBSによるプロジェクト管理」では約45万件、「ガントチャートによるプロジェクト管理」は約35万件ですから、その異常な(?)関心の高さがわかります。

さて、検索された記事を見てみると、「エクセルによるプロジェクト管理」の方法を淡々と説明している記事もありますが、「Excelから脱却する」、「脱却すべき」、 「限界」などの表現が多くみられ、やはり「エクセルによるプロジェクト管理」とは、「脱」するべきなにかであり、「脱」する方法への関心の高さが、前述の1000万件という数値に現れているのではないかと思います。

問題は何か

「エクセルによるプロジェクト管理」の問題は何か。ズバリ、データが共有されないことです。データが共有されない。そこにあるのは、ひとりよがりなデータがひっそりと狭い関係者の間で共有されている姿です。またそれは、決して真実がわからない世界でもあります。

例えば、プロマネが管理する外注先の工数データがあるとしましょう。それが彼のエクセルの中だけで管理されていたら、その用途はおそらく、プロマネが請求書のチェックを行うことや、上層部への報告書を書く、など狭い範囲に限られてしまうでしょう。

その代わりに、REDMINEデータベースの中に工数データがあれば、それはリアルタイムに関係者全員で共有されます。全員とはどこまでか。もし、いくつかの部門の全員、部門長、経営者までREDMINEのユーザーであれば、その範囲の全員でリアルタイムに共有されるのです。

仕事が可視化されるということ

REDMINEはタスク管理、プロジェクト管理のツールですから、そのデータが共有されるということは仕事が可視化されるということです。

「見えれば気づく、気づけば動く、動けば変化する」という言葉があります。仕事が可視化されて気づきが生まれれば変化する、つまり、組織が変化するということです。(この言葉に興味があれば、中央経済社「可視化経営―経営のコクピットを機能強化せよ」という本に説明があります)

エクセルに戻ります。繰り返しになりますが、その問題はデータが共有されないということです。「エクセルだってファイルサーバーがあれば共有できるじゃないか」という声が聞こえそうです。しかしそれは共有ではありません。なぜなら、リアルタイム性も一意性もないからです。一意性がない理由は、いくつでもエクセルファイルのコピーができる上に、そのバージョンの管理がえてして個人に任されてしまうからです。リアルタイム性と一意性がなければ真実がわからなくなり、誰も動きません。つまり、組織が変化しません。

仕事が可視化されて組織が変化するとはどういうことでしょう。難しいことではありません。職場で、食堂で、化粧室で、仕事についての会話が生まれます。なにげない会話の中で同僚、部下、上司からヒントや助言がもらえるようになり、改善や工夫が生まれるようになるのです。

別の言い方をすると、REDMINEはコミュニケーション・ツールであり、エクセルはそうではないということです。さらにカッコよく言わせていただくと、「REDMINEは言葉を生み、エクセルは生まない」ということでしょうか。

まとめ

ネットを調べると、エクセルによるプロジェクト管理の問題点やその改善策がたっぷりと読めます。それらは別途お読みいただくとして、この記事では、私たちが本質と考えていることを、少々思い入れをこめて、シンプルに書いてみました。

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