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【解説】チャット(Slack)とタスク管理(REDMINE)の相乗効果

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チャットツールは、昨今ビジネスシーンでも利用が拡大しています。リモートワークの進展、働き方改革のツールとしても注目されています。この記事では、チャットツールのメリットと課題、そしてタスク管理との相乗効果について、具体的にSlack とREDMINEの連携を例にとって説明したいと思います。

チャットツールのメリット

チャットツールのメリットはツールにより特色がありますが、大きくまとめると3つあります。

スピーディなやり取りができる

メールより短いメッセージを簡単に送信することができます。あいさつ文などを省略して、会話形式でスピーディなやり取りができます。

複数人での情報共有が簡単にできる

チャットツールでは目的に合わせてメンバーのグループ分けが可能です。メール送信時のようにCCの設定を意識する必要がなく、部署やチームごと簡単にメッセージを共有できます。

コミュニケーションが活発になる

簡単にメッセージのやりとりができるため、コミュニケーションの活発化が期待できます。また、スタンプなどが手軽に利用でき親近感を表すこともできます。

チャットツールの課題をタスク管理で解決

チャットツールは業務の効率化、コミュニケーションの活性化に繋がりますが、大量のメッセージが流れ去っていくことになる結果、過去の経緯を調べてアクションすることが困難な場合があります。メッセージのやり取りによって決まったはずのタスクの担当者が誰なのか、メッセージを遡って探すことは大変です。

また、チャットのメッセージは構造化された情報ではないため、過去のメッセージを検索する際に、特定のキーワードで検索すると、関係の無いメッセージが大量に引っかかってしまう場合があります。

上記のような特性から、チャットツールは、REDMINEのようなタスク管理ツールと組み合わせることで本領を発揮するものであり、チャットツールとタスク管理ツールの間には大きな相乗効果があると言えるのではないでしょうか。

簡単で具体的な相乗効果の例をあげます。チャットツールのメッセージ内にチケットIDを記載するだけで、チャットメッセージだけでは曖昧だったタスクや課題がハッキリします。REDMINEのチケットは発行されるとそのチケットのURLが固定されるため、メッセージ内にチケットのURLを記載することで、REDMINE側の豊富で安定した情報を簡単に補うことができるのです。

以下は、チャットメッセージ内にREDMINEチケットのURLを記載した例です。

このURLをクリックするだけで、REDMINEが呼び出され、以下の画面が表示されます。

タスクの実行をチャットツールで加速する

タスク管理においては、タスクを円滑に実行することが一つの目標になります。REDMINEでは、タスクの実行、つまりチケットのステータス更新をメールによって通知する機能がありますが、チャットツールを補助的に使うことで、タスクの実行が加速されます。チャットツールによって生産性が向上すると言っても良いでしょう。

例をあげます:

  • 作業担当者にチケットを割り当て、作業を依頼したが、チケットのステータス更新情報が長期間通知されてこないメンバーがいる。この場合、作業者から管理者に対して、何らの連絡もこない場合でも、管理者は作業担当者に状況を問い合わせる必要があるでしょう。この時、メールでも可能ですが、例えば、Slackのチャンネルを利用すれば、多くの仲間が共有する情報の流れの中で、問い合わせをすることになり、少々堅苦しいメールと比較して返信がしやすくなり、また、周囲からのさまざま情報や協力を得ることも容易となるでしょう。
  • 作業担当者が作業完了した時に、チケットのステータスを「承認中」に変更し、担当者を承認者に変更するといったワークフローが良く使われます。この場合、承認者は、REDMINEが自動送信するメールによってチケットの更新情報を受取り、承認作業が開始できることに気づくことができます。しかし、そのタイミングは一回だけです。そのメールが何らかの理由により開封されないとか、相手が多忙であった場合などは、タイムリーな承認が行われず、放置された結果、そのままチケットの進行が止まってしまうかもしれません。そのような場合でも、チャットツールがあれば、メールよりも気楽な催促が可能となり、かつ前例のように、周囲からのさまざま情報や協力を得ることが容易となるでしょう。

SlackとREDMINEの連携方法

前記の「チャットツールの課題をタスク管理で解決」では、Slackのメッセージ内部にREDMINEのURLを貼り込むことで、REDMINEの豊富で安定した情報にリンクする方法について説明しました。

それに対して、SlackとREDMINEの二つのシステムの間で自動的に情報を連携させる方法があるので、その中の2つをご紹介します。

REDMINEプラグインを利用する

REDMINEに「redmine-slack」プラグインを追加し、Slackと連携する方法です。REDMINEがインストールされているサーバーを自社で管理している場合に導入可能です。事業者が提供するWebサービスを利用する場合は、事業者に確認が必要です。

Slackの「RSS」アプリを利用する

Slackに「RSS(リンク)」アプリを導入し、REDMINEの更新情報を取得し通知する方法です。REDMINEがインストールされているサーバーの操作ができない場合でも対応可能です。事業者が提供するWebサービスを利用する場合は、こちらの方法の導入が容易です。詳細は以下を参照ください。

Redmineワンポイントチェック(7): Redmineのチケット更新をSlackに通知する 【プラグイン不要】

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