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【TIPS】 作業分類の有効活用

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この記事ではREDMINEの工数管理機能の作業分類を活用して業務改善に繋げる方法を提案します。

作業分類(活動)とは

作業時間を記録する際に、作業内容にラベル付けする属性です。REDMINEのバージョンによっては「活動」と表示される場合があります。初期値では以下が登録されています。

  • 設計作業
  • 開発作業

作業分類を利用するメリット

作業分類を適切に設定、記録することで作業時間が詳細に分析できるようになります。認識されていない作業の洗い出し、会議時間の見える化などで、業務フローの改善や次プロジェクトでの見積精度の向上などが期待できます。

REDMINE標準機能ではレポーティング機能が弱い点がありますが、CSVファイル出力、APIが提供されているため、Excelをはじめ、TableauやRedashといったBIツールを活用した可視化をおすすめします。

[Tableauを利用したレポートの例]

この例では毎月の作業時間を集計し、その変化を分析しています。工数管理では、チケットが発行されていない作業でも、チケット外の時間として作業時間を登録することができます。ここでは、チケット内の時間とチケット外の時間を各月について比較しています。BIツールをREDMINEに加えて補助的に利用すればこのような分析を簡単に行うことができます。

チケット外の時間を登録することで、担当者に負荷がかかっている仕事、例えば社内会議や顧客からの電話対応といった仕事に費やしている時間をとらえることができるため、仕事の実態を正確に可視化することができます。

作業分類を作成、運用する際のポイント

ポイント理由
記録する作業時間の範囲を決める。Redmineに登録する作業時間を、チケットの作業時間のみとするか、会議や管理など間接的な作業時間も含めるか範囲を決めます(上述のチケット内のみかチケット外も含めるか)。 また、既存の工数管理の仕組みとの共存、移行などの要件も確認が必要です。
作業分類は工程ではなく、実際の作業に近いイメージを登録する。プロジェクトの特性にもよりますが、工程はチケットのトラッカーで表されていることが多いため、フィルター条件に「トラッカー」指定することで集計ができる場合があります。 したがって、作業分類はトラッカーとは異なる観点で集計ができるように設定することをおすすめします。
作業分類の1プロジェクトでの利用は10から多くて15ぐらいまでとする選択肢が多すぎると、入力時のストレスが大きくなるため、入力をしなくなる、または、常に同じ作業分類のみを選択してしまい実態と合わない、といった事象が懸念されます。 作業分類はプロジェクトごとに有効/無効を設定可能です。(※1)
よく利用される作業分類が上位に表示されるようデフォルトを設定する。入力時の手間が軽減できます。
「その他」のような選択肢を用意しておく。プロジェクトメンバーでは作業分類を判別できないことがあるため用意しておきます。実際の作業内容は入力時にコメントとして入力できるため、後日の作業分類の見直しにも繋げることができます。
お試し期間を設ける。作業分類の入力ルールを周知しても、最初から想定通りに入力するのは困難です。1ヶ月ほどお試ししながら段階的に見直すことをおすすめします。

※1 プロジェクト個別の設定での作業分類の有効/無効設定

作業分類の設定例

以下では、プロジェクトの種別ごとに標準的な作業分類を紹介します。

プロジェクト種別作業分類
ソフトウェア開発見積・調査
設計作業
開発作業
インフラ作業
リリース作業
レビュー
資料作成
社内打ち合わせ
社外打ち合わせ
その他
製造業(設計部門)見積作成
図面作成
資料作成
図面・資料チェック
部品手配
会議・打ち合わせ
その他
WEBサイト制作プロジェクト管理
企画・設計
制作・実装
公開作業
会議・打ち合わせ

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