投稿者: 依田 智夫

AIサマリー:
この記事では、SalesforceとRedmineの連携ユースケースと実装方法を紹介しています。ユースケースには、見積依頼や受注情報の共有、進捗情報の交換、実行完了時の結果報告があります。連携方法として、Salesforceでの商談情報を基にRedmineでプロジェクトを自動生成し、タスクや質問を登録する手法が説明されています。これにより、営業と実行部門の連携が強化され、効率的なプロジェクト管理が可能となります。

REDMINEの導入支援の際には、SFA/CRMのような営業系システムのことがしばしば話題になります。REDMINEはいわゆる実行系、つまり、製造やサービスの実行を支援するシステムです。そのREDMINEの導入を検討する際には、実行のきっかけをもたらす営業系システムとの連携が検討課題として認識されることが多いのだと感じます。

この記事では、このような検討の参考となるように、以下の2点について解説します。

1. 営業系・実行系連携機能のユースケース
2. これらユースケースの実装方法

営業系・実行系連携機能のユースケース

SFA/CRMとREDMINEの連携機能にはどのようなユースケースがあるでしょうか。

SFA/CRMは、商談や受注を支援するためのシステムです。それに対してREDMINEは実行系ですから、まずは、商談が発生した際に、商談の情報をREDMINEに対して連携することが考えられます。実行が開始された後は、営業系と実行系が双方に有益な情報を随時交換することも必要となるでしょう。
さらに、製造業を例にとって考えると、実行系の終了とは、納期の確定や在庫の増加といったイベントを意味することになりますから、そのタイミングで営業系が必要とする情報を戻してあげることも必要になるでしょう。

以上まとめると、営業系・実行系連携機能のユースケースは、大まかには、以下の3つであることがわかります：

• ユースケースＡ：　見積依頼や受注時にその情報を実行系に伝える
• ユースケースＢ：　実行系が開始されてから終了まで、随時営業系・実行系の間で情報交換する
• ユースケースＣ：　実行系が終了した際に、その結果を営業系に送り返す

以下では、上記のユースケースＡについて、もう少し具体的に検討してみましょう。

「ユースケースＡ：　見積依頼や受注時にその情報を実行系に伝える」を具体化する

以下では、製造業の見積業務を例にとって考えます。

同じ製造業でも、量産品の製造ではない受注型製造業では、営業担当だけで見積が行えるケースはあまりないでしょう。見積のためには、設計・製造など関連部門の担当者の知見が不可欠となるからです。ここで、営業系・実行系の有機的連携が効果を発揮します。
客先から営業に対して見積依頼があった時、ＳＦＡ／ＣＲＭシステムでは、まず商談を登録することになります。これは、ＳＦＡ／ＣＲＭシステム側の作業ですが、その商談情報を具体化して、見積のためのプロジェクト（見積プロジェクト）をＲＥＤＭＩＮＥ側に自動的に作成できれば便利です。
その際、その作成した見積プロジェクトの中に、見積で必要となる情報を提供するための具体的なタスク（REDMINEチケット）を登録しても良いですし、もっと単純に、営業から設計・製造部門に答えてほしい質問を登録するなどとしても良いでしょう。
そして、その見積プロジェクトが、随時、営業から参照できれば進捗もわかりやすく、さらにデジタル情報による連携によって、見積書の作成業務がより効率的になります。

以下では、説明をより具体化するために、SFA/CRMとしてポピュラーな製品であるSalesforceを例にとって説明します。

前述の「商談」は、Salesforceにおいても商談と呼ばれます。Salesforceでは、商談作成のような操作、あるいはイベントに応じて、あらかじめ作成したアプリケーションを起動することができます。そのアプリケーションに、Salesforceのプロジェクトを作成させればよいのです。

Salesforceの連携先相手であるREDMINEにはAPI（アプリケーション・プログラム・インターフェース）が用意されているので、様々な動作をプログラム的に実行することができます。前述したように、この時、見積プロジェクトを作成するだけではなく、設計部門や製造部門に実施してほしい見積作業、あるいは質問等をタスク（チケット）として同時に登録することもできます。

この見積プロジェクトの進行状況と、そこから生み出される情報は、営業サイドから常に確認したい情報であるかもしれません。そのためには、営業サイドから実行系システム、つまりREDMINEを操作してもらう方法がありますが、もっと簡単なやり方もあります。
Salesforceの商談情報中に、REDMINE側のプロジェクトあるいはタスク（チケット）のURLを記載するだけで、営業側から見積プロジェクトの状況をリアルタイムに参照できるようにできるのです。

SalesforceとREDMINEの連携を図示すると以下のようになります。

SalesforceとREDMINEの連携によって、比較的簡単に営業系と実行系の有機的連携を図ることができます。連携のユースケースには様々なものがあるでしょう。また、その実装方法も、ここに紹介した方法だけではなく、いくつか異なる方法が可能です。
VisiWorkサービスでは、お客様固有の要件を分析し、最適な方法で、営業系・実行系の連携機能をご提案することができます。

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この記事では、SlackとRedmineの連携による相乗効果について解説しています。Slackは迅速なコミュニケーションを可能にし、Redmineはタスク管理を効率化します。Slack内にRedmineのチケットURLを記載することで、タスクの詳細情報に簡単にアクセスでき、担当者の状況確認やタスクの進行が円滑になります。また、SlackのRSSアプリやRedmineプラグインを利用して、更新情報を自動通知する方法も紹介されています。

チャットツールは、昨今ビジネスシーンでも利用が拡大しています。リモートワークの進展、働き方改革のツールとしても注目されています。この記事では、チャットツールのメリットと課題、そしてタスク管理との相乗効果について、具体的にSlack とREDMINEの連携を例にとって説明したいと思います。

チャットツールのメリット

チャットツールのメリットはツールにより特色がありますが、大きくまとめると3つあります。

スピーディなやり取りができる

メールより短いメッセージを簡単に送信することができます。あいさつ文などを省略して、会話形式でスピーディなやり取りができます。

複数人での情報共有が簡単にできる

チャットツールでは目的に合わせてメンバーのグループ分けが可能です。メール送信時のようにCCの設定を意識する必要がなく、部署やチームごと簡単にメッセージを共有できます。

コミュニケーションが活発になる

簡単にメッセージのやりとりができるため、コミュニケーションの活発化が期待できます。また、スタンプなどが手軽に利用でき親近感を表すこともできます。

チャットツールの課題をタスク管理で解決

チャットツールは業務の効率化、コミュニケーションの活性化に繋がりますが、大量のメッセージが流れ去っていくことになる結果、過去の経緯を調べてアクションすることが困難な場合があります。メッセージのやり取りによって決まったはずのタスクの担当者が誰なのか、メッセージを遡って探すことは大変です。

また、チャットのメッセージは構造化された情報ではないため、過去のメッセージを検索する際に、特定のキーワードで検索すると、関係の無いメッセージが大量に引っかかってしまう場合があります。

上記のような特性から、チャットツールは、REDMINEのようなタスク管理ツールと組み合わせることで本領を発揮するものであり、チャットツールとタスク管理ツールの間には大きな相乗効果があると言えるのではないでしょうか。

簡単で具体的な相乗効果の例をあげます。チャットツールのメッセージ内にチケットIDを記載するだけで、チャットメッセージだけでは曖昧だったタスクや課題がハッキリします。REDMINEのチケットは発行されるとそのチケットのURLが固定されるため、メッセージ内にチケットのURLを記載することで、REDMINE側の豊富で安定した情報を簡単に補うことができるのです。

以下は、チャットメッセージ内にREDMINEチケットのURLを記載した例です。

このURLをクリックするだけで、REDMINEが呼び出され、以下の画面が表示されます。

タスクの実行をチャットツールで加速する

タスク管理においては、タスクを円滑に実行することが一つの目標になります。REDMINEでは、タスクの実行、つまりチケットのステータス更新をメールによって通知する機能がありますが、チャットツールを補助的に使うことで、タスクの実行が加速されます。チャットツールによって生産性が向上すると言っても良いでしょう。

例をあげます：

• 作業担当者にチケットを割り当て、作業を依頼したが、チケットのステータス更新情報が長期間通知されてこないメンバーがいる。この場合、作業者から管理者に対して、何らの連絡もこない場合でも、管理者は作業担当者に状況を問い合わせる必要があるでしょう。この時、メールでも可能ですが、例えば、Slackのチャンネルを利用すれば、多くの仲間が共有する情報の流れの中で、問い合わせをすることになり、少々堅苦しいメールと比較して返信がしやすくなり、また、周囲からのさまざま情報や協力を得ることも容易となるでしょう。
• 作業担当者が作業完了した時に、チケットのステータスを「承認中」に変更し、担当者を承認者に変更するといったワークフローが良く使われます。この場合、承認者は、REDMINEが自動送信するメールによってチケットの更新情報を受取り、承認作業が開始できることに気づくことができます。しかし、そのタイミングは一回だけです。そのメールが何らかの理由により開封されないとか、相手が多忙であった場合などは、タイムリーな承認が行われず、放置された結果、そのままチケットの進行が止まってしまうかもしれません。そのような場合でも、チャットツールがあれば、メールよりも気楽な催促が可能となり、かつ前例のように、周囲からのさまざま情報や協力を得ることが容易となるでしょう。

SlackとREDMINEの連携方法

前記の「チャットツールの課題をタスク管理で解決」では、Slackのメッセージ内部にREDMINEのURLを貼り込むことで、REDMINEの豊富で安定した情報にリンクする方法について説明しました。

それに対して、SlackとREDMINEの二つのシステムの間で自動的に情報を連携させる方法があるので、その中の2つをご紹介します。

REDMINEプラグインを利用する

REDMINEに「redmine-slack」プラグインを追加し、Slackと連携する方法です。REDMINEがインストールされているサーバーを自社で管理している場合に導入可能です。事業者が提供するWebサービスを利用する場合は、事業者に確認が必要です。

Slackの「RSS」アプリを利用する

Slackに「RSS（リンク）」アプリを導入し、REDMINEの更新情報を取得し通知する方法です。REDMINEがインストールされているサーバーの操作ができない場合でも対応可能です。事業者が提供するWebサービスを利用する場合は、こちらの方法の導入が容易です。詳細は以下を参照ください。

Redmineワンポイントチェック(7): Redmineのチケット更新をSlackに通知する 【プラグイン不要】

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この記事では、Redmineの負荷管理機能について説明しています。負荷山積みはチケットの作業量を担当者に割り当て、負荷を事前に判断する方法で、負荷山崩しは過剰な負荷を調整する方法です。Redmineでは、チケット数と予定工数で負荷を把握し、視覚的に確認できる機能が標準版およびLychee Redmineにあります。負荷管理の際は、チケットの担当者変更やチケット分割に注意が必要です。

プロジェクトで実行しようとしている作業（チケット）の作業量を、予定されている各担当者に割当てることで、負荷の状況を事前に判断することを、負荷山積みと呼びます。また、その負荷に偏りがある場合や、過大なものが存在する場合に、負荷を別の担当者に割り当てるなどをして、超過時間の発生を事前防ぐことを負荷山崩しと呼びます。

ここでは、REDMINEがもつ負荷山積みの機能とその使用上の留意点などを解説します。

REDMINEでの負荷の考え方

REDMINEでの負荷は、チケット数と予定工数の二通りで捉えることができます。

チケット数

担当者ごとのチケット数を担当者に集約します。担当者ごとに割当られているチケット（作業）数が確認できますので、チケット数が多い担当者は作業が集中していると考えられます。当然のことですが、ここでは各チケットの負荷が、ほぼ似たようなものであること（例えば、1週間分の仕事、など）が前提となります。

予定工数単位

チケットの予定工数に入力された時間を利用します。時間はチケットの担当者に割り当てられ、担当者ごとに集約された時間が山積み結果ということになります。上述のチケット数の場合と異なり、チケットの粒度にばらつきがあっても、負荷の把握方法としては問題がなく、チケットの合計予定工数が大きい場合は担当者の負荷は高いということになります。

REDMINEの負荷山積み

次に、REDMINEの種類による、山積み機能の違いを見てみましょう。

標準RDEMINE

チケット一覧のオプションで、グループ条件に担当者を指定、予定工数、作業時間の合計表示を設定すると容易に確認ができます。

REDMINEのバージョン４．１（最新バージョン）では担当者別のチケット数をグラフ化して表示する機能が追加されています。プロジェクトの「概要」画面→「サマリー」からさらに虫眼鏡のアイコンをクリックすると表示されます。

Lychee Redmine

標準REDMINEの機能に加えて、Lychee Redmineではより視覚的に負荷を確認する機能が提供されています。

Lycheeガントチャートの「工数見える化機能」では、ガントチャート上で担当者ごとに日別の予定工数を表示することができます。

チケットの予定工数は開始日～期日の間に按分されます。担当者が複数のチケットを担当している場合はそれらのチケットの予定工数が合算して表示されます。担当者ごとに1日の作業時間のしきい値を設定することができ、しきい値を下回っている場合は青色、上回っている場合は赤色に表示され視覚的に分かりやすくなっています。

ガントチャート上で、期日、担当者を変更すると、即時にガントチャート上の担当者ごと予定工数に反映されるため大変便利です。これは、冒頭に記述した負荷山崩しの機能に相当すると言えるでしょう。

「リソースマネジメント」プラグインでは、担当者ごとに日々の予定工数と合わせて、実績時間も表示することができることが特徴です。

負荷山積みの注意点

個別のチケットの負荷が担当者に対して集約されると書きました。しかし、REDMINEのチケットにはワークフローがあり、ステイタスを変更する際に、担当者も変更することができます。そうなると、チケットはAさん、Bさんなど複数の人が担当するになります。その場合、その予定工数は、Aさん、Bさんのどちらの山積みグラフに現れるのでしょう。

REDMINEでは、チケットに対して担当者という属性が一つだけあり、負荷は、山積みを行う時点のその属性値である担当者に対して常に集約されます。例として、リーダーの承認を得るために作業完了後にチケットの担当者をリーダーに変更した場合、その時点で予定工数のすべてがリーダーに積まれることになります。承認者が承認行為を行わずチケットを長く放置する可能性がある場合などは注意が必要です。

もし、チケットの主担当と呼べる人が2名いて、前半の担当者と後半の担当者に分かれるような場合には、それらの作業をひとつのチケットとしておくことは、負荷の適正な判断と言う観点からは望ましくありません。その場合は、それらを前半タスク、後半タスクとして分離して2個のチケットを作成し、前後関係等によって結び付けるべきです。

担当者ごとの負荷のトレンドを分析する目的では、山積み機能ではなく、実績作業時間をもとに判断するべきです。

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この記事では、RedmineとExcelを用いたプロジェクト管理の違いについて解説しています。Excelは個別のデータ管理には便利ですが、データ共有やリアルタイム性に欠けるため、プロジェクト全体の可視化が難しいとされています。対照的に、Redmineはタスク管理やデータのリアルタイム共有が可能で、組織全体の効率化と変革を促進します。Redmineを使うことで、仕事の可視化が進み、コミュニケーションが活性化する利点が強調されています。

プロジェクト管理のためにエクセル（Excel）が使われていないというケースはめったにありません。それだけエクセルはプロジェクト管理ではポピュラーなツールです。プロジェクト管理システムが稼働していてその補助的なツールとしてエクセルが使われるケースもあれば、プロジェクト管理ツールとしてはエクセルだけ、というケースもあります。後者の方が圧倒的に多いというのが実態かもしれませんが、その問題はいろいろと指摘されています。

ここでは、そのエクセルだけに頼ったプロジェクト管理とREDMINEのような　ツールを使った場合の違いについて書いてみたいと思います。

「エクセルによるプロジェクト管理」をググってみると

ちなみに、「エクセルによるプロジェクト管理」とグーグルで検索すると、1000万件以上の記事がヒットします。「パワーポイントによるプロジェクト管理」だと約170万件、「WBSによるプロジェクト管理」では約45万件、「ガントチャートによるプロジェクト管理」は約35万件ですから、その異常な（？）関心の高さがわかります。

さて、検索された記事を見てみると、「エクセルによるプロジェクト管理」の方法を淡々と説明している記事もありますが、「Excelから脱却する」、「脱却すべき」、　「限界」などの表現が多くみられ、やはり「エクセルによるプロジェクト管理」とは、「脱」するべきなにかであり、「脱」する方法への関心の高さが、前述の1000万件という数値に現れているのではないかと思います。

問題は何か

「エクセルによるプロジェクト管理」の問題は何か。ズバリ、データが共有されないことです。データが共有されない。そこにあるのは、ひとりよがりなデータがひっそりと狭い関係者の間で共有されている姿です。またそれは、決して真実がわからない世界でもあります。

例えば、プロマネが管理する外注先の工数データがあるとしましょう。それが彼のエクセルの中だけで管理されていたら、その用途はおそらく、プロマネが請求書のチェックを行うことや、上層部への報告書を書く、など狭い範囲に限られてしまうでしょう。

その代わりに、REDMINEデータベースの中に工数データがあれば、それはリアルタイムに関係者全員で共有されます。全員とはどこまでか。もし、いくつかの部門の全員、部門長、経営者までREDMINEのユーザーであれば、その範囲の全員でリアルタイムに共有されるのです。

仕事が可視化されるということ

REDMINEはタスク管理、プロジェクト管理のツールですから、そのデータが共有されるということは仕事が可視化されるということです。

「見えれば気づく、気づけば動く、動けば変化する」という言葉があります。仕事が可視化されて気づきが生まれれば変化する、つまり、組織が変化するということです。（この言葉に興味があれば、中央経済社「可視化経営―経営のコクピットを機能強化せよ」という本に説明があります）

エクセルに戻ります。繰り返しになりますが、その問題はデータが共有されないということです。「エクセルだってファイルサーバーがあれば共有できるじゃないか」という声が聞こえそうです。しかしそれは共有ではありません。なぜなら、リアルタイム性も一意性もないからです。一意性がない理由は、いくつでもエクセルファイルのコピーができる上に、そのバージョンの管理がえてして個人に任されてしまうからです。リアルタイム性と一意性がなければ真実がわからなくなり、誰も動きません。つまり、組織が変化しません。

仕事が可視化されて組織が変化するとはどういうことでしょう。難しいことではありません。職場で、食堂で、化粧室で、仕事についての会話が生まれます。なにげない会話の中で同僚、部下、上司からヒントや助言がもらえるようになり、改善や工夫が生まれるようになるのです。

別の言い方をすると、REDMINEはコミュニケーション・ツールであり、エクセルはそうではないということです。さらにカッコよく言わせていただくと、「REDMINEは言葉を生み、エクセルは生まない」ということでしょうか。

まとめ

ネットを調べると、エクセルによるプロジェクト管理の問題点やその改善策がたっぷりと読めます。それらは別途お読みいただくとして、この記事では、私たちが本質と考えていることを、少々思い入れをこめて、シンプルに書いてみました。

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