AIサマリー:
この記事では、シナジー研究所がソフトウェア開発プロジェクトでRedmineを活用する事例を紹介しています。特に、反復型開発スタイルでの利用方法が詳細に説明されています。Redmineのガントチャート機能とバージョン管理機能を用いることで、タスク管理と進捗状況の可視化を実現し、開発プロセスの効率化と透明性の向上が図られています。これにより、開発チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの成功に寄与しています。

ソフトウェア開発はREDMINEが従来から使われてきた適用分野です。

VisiWorkの運営会社であるシナジー研究所は、コンサルティングからシステム開発までを行う会社であり、お客様から受注したシステム開発案件を管理するためにREDMINE（Lychee Redmine）を使用しています。

シナジー研究所の開発案件では通常、反復型開発のスタイルが採用され、３から場合によっては2か月という比較的短い個別契約を反復して同一の開発案件を遂行することがあります。その個別契約の期間においては、はじめにお客様と概略の目標を設定し、毎月の月例会で進捗と結果を確認し、次期の目標について話し合うという過程を繰り返します。そこで、プロジェクト管理の手段として使用されるのがREDMINEです。

この記事では、シナジー研究所でどのようにソフトウェアプロジェクトの管理にREDMINEを使用しているかについて書いてみることにします。

ガントチャート

シナジー研究所では、REDMINEをプロジェクト管理に使用していると書きましたが、上述のようなプロセスをお客様と共有していますので、REDMINEはプロジェクト管理というよりは、コミュニケーション・ツールあるいはプロセス可視化ツールとして使用されていると言う方が適切かもしれません。

コミュニケーションや可視化と言えば、なんといっても一番わかりやすいアウトプットは、ガントチャートでしょう。実際の案件ではありませんが、VisiWorkサービスで用意しているサンプルプロジェクトのガントチャートを以下に示します。

これはいわゆるウォータフォール型と呼ばれるプロジェクトスケジュールを表していますが、先述のような反復型開発、あるいはいわゆるアジャイル開発のような、同一のプロダクト（製品）が反復して、あるいは変化しながら進化していく開発プロセスにおいては一工夫が必要で、そのためにバージョンという仕組みを使います。

バージョンとは、特定の期日までに完了させなければならないチケットをまとめて管理するためのものです。これにより、あるバージョンに属するチケットを一括して検索することができます。また、REDMINEでは、ロードマップ機能を使うことで、簡単にバージョン別の進捗状況を知ることができます。

前図のガントチャートに対して、11月リリース、12月リリースなどのバージョンを設定し、各タスクをこれらのバージョンに紐づけてみたのが、次の図になります。シナジー研究所の反復型開発では、このバージョンが1か月単位になりますが、アジャイル開発と言われるより反復期間の短い開発プロセスでは、このバージョンがより短く、たとえば1週間などになるでしょう。

シナジー研究所におけるバージョン機能の使い方としては、将来にわたっての開発計画をこのバージョン単位に一か月ごとに作って、事前に負荷山積み等で平準化を図る一方で、前月に未達成となった開発残項目をバージョンによって一括検索し、当月あるいはさらに未来のバージョンに割り振ることで、開発計画を達成するようにしています。

バージョン機能の使い方を先に説明しましたが、バージョン以外にもREDMINEは、各種の設定を行うことで使える機能がいろいろとあります。以下では、シナジー研究所の反復型開発において使われてきた設定のいくつかをご紹介します。

プロジェクト

全体の工数を把握するため「マスタースケジュール」を親プロジェクトとして作成し、改善作業を行う「リファクタ作業」、インフラ関連のタスクを登録する「インフラ作業」、マニュアルや仕様書のタスクを登録する「ドキュメント作成」を子プロジェクトに作成しています。この親子関係を図示すると以下のようになります。

随時発生する、お客様からの仕様確認や依頼を「質問箱」プロジェクトで、また、お客様環境で発生した不具合を「障害管理」プロジェクトで管理しています。

これは、記事「【TIPS】後悔しないプロジェクト構成」の表で説明したDのケースに相当します。

トラッカーとワークフロー

上記のマスタースケジュール以下のプロジェクトで利用している、トラッカー（作業種別）とワークフローをご紹介します。トラッカー、ワークフロー、ともにREDMINEの管理画面で設定する設定項目です。

トラッカーとしては、機能、バグ、作業の3種類を設定しています。チケットは親子の2階層とし、親チケットが子チケットを束ねる形をとっています。機能とバグは、親チケット用のトラッカー、作業は、子チケット専用で、機能とバグで共通に使われます。

冒頭で説明したお客様と合意した目標に対して、「機能」トラッカーの親チケットを作成し、その配下に、「作業」トラッカーの子チケットを登録します。

「バグ」トラッカーのチケットには、結合テスト以降に発生したバグを登録し、その配下に関連する「作業」トラッカーの子チケットを登録します。

親チケットとチケットではワークフローを変えています。「機能」トラッカーでは、機能全体の状況とリリースまでを把握するステータス設定とし、「作業」では担当者が作業ごとにより細かいステータスを入力できるようにしています。

このような2階層とするメリットは、マネージャー、リーダーが親チケットで機能全体の進捗を把握できる点です。REDMINDEでは、子チケットが全て完了するまで親チケットを完了させることができないのですが、その制約によって、子チケットの作業漏れを防ぐことができます。

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AIサマリー:
この記事では、特別定額給付金の支給プロセスをRedmineを使って管理するアイデアについて紹介しています。シナジー研究所が関東圏の地方自治体と意見交換を行い、住民基本台帳を元にRedmineでワークフローを構築し、迅速な給付金支給を実現する方法を検討しました。意見交換では、マイナンバーカードとのデータ突合や、情報リテラシーの差異への対応などの課題も浮き彫りになりました。

国民一人10万円の特別定額給付金の支給が始まり、給付が迅速に行われないという問題が発生しました。新型コロナ感染症については現時点で終息の気配はなく、今後、同様な事態が発生したときに同じ状況に陥らないという保証はありません。

給付金支給に限らず、なんらかの行政サービスが突発的に必要となった場合、そのために必要なITシステムを一から開発したのでは迅速なサービスを行うことはできません。

良く知られているように、ITシステムの開発には、要件定義、設計、開発、テストなど、きちんとした品質を実現するためのいくつかの工程が存在し、すべての工程を通過させるのに1年以上の期間が必要になることは珍しくありません。

このような時に、タスク管理ツール、特にREDMINEは、非常に有効なツールであると私たちは考えています。行政サービスの実施は多くの場合ワークフローを伴うと考えられますが、REDMINEはタスク管理ツールの中でも、ワークフロー機能を有するツールです。

REDMINEは非常に柔軟で、ワークフロー機能もある種の汎用性を持っていますから、個別業務に特化した専用ツールと比べて多少の不効率は避けられないかもしれません。しかし、そこを受容できるのであれば、突発的な行政サービスの迅速な立ち上げと実施において、大きな効率性をもたらすはずです。

以上のように考えた私たちは、本年夏に、関東圏のある地方自治体の有志と意見交換を行いました。この記事では、その意見交換のあらましと、私たちの得た感触について書いてみます。

私たちの提案（仮説）

私たちの提案とは、下図のようなものです。

住民に対する給付金支給においては、まず住民基本台帳が入力となるでしょう。その世帯主一人一人について確認してはがきを送付。受領したはがきに対して銀行口座を付与して振込データを作成すれば、給付金支給が可能と考えました。アイデアとは、この行政サービスをワークフローとして実現するためのツールとしてタスク管理ツール、つまりREDMINEを使ってはどうかということです。

意見交換を行った時期は、定額給付金支給の山が越してホッと一息というタイミングであったと思いますが、実際の流れとこの図は大きくずれてはいないようでした。

ディスカッション

いつくかフィードバックを得ました。

住民基本台帳からの流れとは別に、国が主導するマイナンバーカードを利用したピッタリサービスからの流れがもう一つあるとのこと。実は後者の方のデータの突合せで苦労をされたようです。特別定額給付金の支給にREDMINEをという我々のアイデアは、上記二つの流れがうまくサポートできれば実現可能性がありそうです。

また、さまざまな情報リテラシーの人をどうサポートするかということも課題となることがわかりました。確かに、REDMINEは汎用的が高く柔軟という意味で適用性は高いと思われますが、反面、専用に開発された行政システムと比べれば痒い所に手が届く、というわけには行きません。

それでも、私たちとしては、８０：２０の法則と言われるように、限られた手段で大方の流れをカバーすることができれば、残りは個別の対応を考えることが全体的な最適性につながると思うのですが、システム化で救済されない部分が残る提案を採用することは難しいだろうという意見をいただきました。「一割の例外を重要視する」という意見が印象的で、地方自治体サービスを実装する難しさはそのあたりにあるという認識を得ました。

今回は、定額給付金支給という行政サービスにREDMINEを利用するアイデアをディスカッションするのが目的でしたが、特定の行政サービスをサポートする代わりに、行政全体における業務の可視化に可能性があるのではという意見もいただきました。現状では、業務全体が可視化されておらず、したがって、正確な業務量の把握や、人員配置が適正であるかの評価が難しい状況にあるとのこと。行政全体の業務可視化というREDMINE、つまりタスク管理の使いみちが示唆されたことは今回の意見交換の大きな収穫となりました。

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AIサマリー:
この記事では、VisiWorkがRedmineを用いてWEBサイト運営業務を管理する方法について紹介しています。VisiWorkのWEBサイト運営は、システム管理とコンテンツ作成の2つの主要活動に分かれ、各活動に対して異なるRedmineプラグインを使用しています。これにより、効率的なタスク管理と進捗状況の可視化が実現し、関係者全員がリモートワークでも問題なく連携できます。

はじめに

この記事では、WEBサイト運営業務にREDMINEを適用した事例を紹介します。ここで取り上げるWEBサイトは読者がいまご覧になっているVisiWork（ビジワーク）サイトです。

このサイトは、今年（2020年）9月に骨組みが完成し、その後、10月には基本的なコンテンツの充実を図り、11月にはブログ記事を追加、さらにGoogle広告を使ってユーザーを誘導するといういわゆるデジタルマーケティングの基本的な仕組みも導入しました。

この記事では、当サイトの運営業務が、システム管理と記事コンテンツ作成という二種類の活動に分かれて行われていること、そしてそれぞれの活動に対して別個のREDMINEシステムが利用されていることを解説します。

WEBサイト運営業務

まず簡単に当サイトの運営体制について説明します。関わっているのは4名で、コンサルタント、アドバイザー、管理部門マネージャー、そしてWEBサイトの制作をお願いしている社外パートナー企業の担当者さん（以後、パートナーさんと呼びます）です。

上述の二つの活動とこの4名、および二つのREDMINEとの関係を図示すると以下のようになります。なお、図の下部に3つ目の活動として社内管理業務があります。これは、記事「【事例】 社内管理業務にREDMINEを使う」で説明した業務です。社外パートナーさんとの契約や請求支払いで関係するのでここに示しています。また、上記二つの活動にはそれぞれ週1回の会議体があり、それぞれシステム会議とコンテンツ会議を呼んでいます。

活動１：WEBサイト・システム管理

活動１のWEBサイト・システム管理では、前述の4名が毎週月曜日に打ち合わせを持ち、現在のWEBサイト・システムの状況を共有します。共有する内容は、現在のサイトへのアクセス数や、Google広告の評価、今後のサイトの改善・拡張計画、そして後述する記事コンテンツ作成の予定などです。

この活動で予定される主要なタスクは、Easy RedmineというREDMINEの有償プラグインシステムに入力されます。入力には前述の4名が関わりますが、主に操作をするのはパートナーさんで、作業予定としてのタスクを入力する一方で、予定されたタスクに対して実際に作業した実績時間も入力します。この実績時間の明細はREDMINEから出力されますので、パートナーさんはそれを請求明細として請求書に添付し、運営会社のシナジー研究所に提出します。そのあたりの業務の流れは、前述の記事に掲載していますので、ご参照ください。

パートナーさんが添付する請求明細の例を下図に示します。

この請求明細を見れば、作業実績時間が、システム会議の席で合意されたどのタスクに対応するものであるかがわかります。パートナーさんの合計請求時間はこの明細上の合計と一致するルールになっていますので、請求内容に関する齟齬が生じることがあり得ない仕組みとなっています。

なお、チケットに紐づかない時間を作業実績時間として入力は可能です。その場合は、予定されたタスク以外が発生したということが明示的にわかりますから、PDCAサイクルでそのような状況を回避するアクションをとることもできるようになっています。

パートナーさんが作成するREDMINEチケットには開始日と期日（終了予定日）が入力されるので、ガントチャートを出力することもできますが、期日（終了予定日）を厳密な納期と解釈することはしていません。パートナーさんとの契約は準委任契約（ソフト業界で言うところのSES契約）ですので、納期を保証する請負契約ではないからです。仮に請負契約とするのであれば、発注側には納期や品質を約束していただけるような厳密な発注仕様を提示する義務があります。しかし、そのような時間をかける代わりに、サイトへのアクセス数やユーザーからの質問や要望に従って、柔軟にサイトの変更することの方が重要です。そのため、チケットの期日（終了予定日）はあくまでも参考情報という扱いにして、実際の納期を確認したり、リアルタイムで状況を確認したりするためにはチャットツールのSlackを活用しています。

さて、後述する記事コンテンツ作成の活動では、別途有償プラグインであるLychee Redmineも使用しています。わざわざ異なるプラグインを使用する理由ですが、一つは、VisiWorkサービスを推進するにあたり、いくつか異なるプラグインの経験をもつことが必要だろうと判断したことがあり、もう一つは、パートナーさんがモバイルでの利用を希望され、かつEasy Redmineがモバイル系での使い勝手や見栄えが良かったからです。スマートフォンなどモバイル端末から見た実績時間の明細画面を以下に示します。

活動２：記事コンテンツ作成

次に活動2の記事コンテンツ作成について説明します。こちらはひたすら記事コンテンツを作成し充実させていく活動です。VisiWorkのWEBサイトでは、CMS（コンテンツマネジメントシステム）としてWordPressを使用しています。CMSを使えば、記事コンテンツ（ブログ）のマネジメントがシステム化されますので、記事コンテンツを登録、修正、削除するために、パートナーさんの手を煩わせる必要はありません。したがって、記事コンテンツ作成は、コンサルタント（緑色の楕円）とアドバイザー（オレンジ色の楕円）の2名だけで進めて行くことができます。

記事コンテンツ作成の活動で大変なのは、記事を書くことそのものです。つまり、何を書くか、どう書くかについてこの2名が頭を悩ませ、必要なら同じ記事の執筆について役割分担し連携することが必要です。今月（2020年12月）の記事コンテンツ執筆予定の一部のガントチャートを下図に示します。

参考までに記事コンテンツ執筆チケットのためのワークフローも下図に示します。

このワークフローでは特に新規、構想中などステイタスを更新する際の権限を厳しく管理していません。その結果、コンサルタントもアドバイザーも、お互いの、あるいは自身のチケットのステイタスを自由に更新することができます。綿密にコミュニケーションの取れる関係においてはその方が便利ですし問題が生じることはありません。

なお、記事がCMSの管理下にある場合、つまりブログである場合は、上記の通り、コンサルタントとアドバイザーの2名だけで記事作成から公開までを行うことができるのですが、ブログではないいわゆる固定ページについては、システム会議の議題として、その後、パートナーさんに制作と公開作業を依頼する流れになっています。

REDMINE間の連携

これまで述べたように、このWEBサイト構築業務では、二つのREDMINE、Easy RedmineとLychee Redmineを使用しています。読者としては、この二つの連携が気になるところかもしれませんが、現時点では、上述のCMSの恩恵もあり、特にこの二つのシステム間での連携は図られていません。記事コンテンツ作成（ブログ）と、パートナーさんのタスク（固定ページ実装など）が独立しているからです。

一方で、Easy Redmine側とLychee Redmine側の社内管理業務プロジェクトは連携があっても良いかもしれません。しかしながら、現状では、パートナーさんから捺印付きの請求書（PDFファイル）を毎月提出いただいている以上、そこで必ず情報の分断が発生しますので、現時点で連携の必要性は高くありません。テレワーク、リモートワークの普及を阻害する要因としても話題になることの多い捺印付き書類の廃止や契約の電子化など、各種ツールやガイドラインの制定が待たれる部分だと思います。

まとめ

以上、簡単に、VisiWorkサイトの運営業務とREDMINEの活用状況について解説しました。

最後にお伝えしたいのは、REDMINEというタスク管理ツールによって、関係者全員のタスクがリモートワークで問題なく連携するようにできたということです。現時点で、コンサルタントとアドバイザーは同一オフィス内で作業していますが、それすら今後必要なくなろうとしています。

オンラインのシステム会議のあと、結論は議事録を作成する必要もなく、Easy REDMINEのサイト運営プロジェクト内でチケット化され作業が進みます。そして、パートナーさんのその稼働実績は請求処理まで連携しています。一方で、記事コンテンツ作成側でも、記事作成の進行状況の全体をどこにいても知ることができるため、担当者がスピードアップしたり、あるいは、余裕時間を他メンバーのサポートに回したりすることができます。 VisiWorkサイトでは、リモートワーク、テレワークの実現のために、オンライン会議とチャットツールにタスク管理を加えることで、真の生産性を実現できると随所で説明しています。この記事はそのわかりやすい例の一つになっていると思います。

この記事に関する質問やご意見がありましたら、当サイトお問い合わせページまでお寄せください。